Сумма компенсации и порядок ее определения должен быть закреплен в Трудовом договоре с работником либо в Дополнительном соглашении к трудовому договору и в Локально- нормативном акте организации, например, Положении о дистанционной работе.
В законодательстве внесены дополнения и изменения по учету данных расходов. Теперь с 31.08.2023г. сумму расходов в виде компенсации работнику можно учитывать одним из двух вариантов, который определяет для себя Работодатель и утверждает в Локально-нормативном акте организации. :
1-й вариант: с 31.08.2023г. компенсация в размере 35 руб. за каждый рабочий день дистанционного работника. ( подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК в ред. Закона от 31.07.23 № 389-ФЗ).
2-й вариант: в сумме документально подтвержденных расходов.
Если организация на Основном режиме налогообложения, то при расчете Налога на прибыль в расходах можно учесть сумму компенсации дистанционному работнику расходов на имущество, которые он использует в служебных целях.
При 1-м варианте работнику не надо документально подтверждать сумму фактических расходов. При этом сумма ежемесячной компенсации ориентировочно составляет 700 руб. в месяц.
Если компенсация в размере 35 руб., а допустим в месяце 20 рабочих дней ,то сумма компенсации рассчитывается как: (35 руб. х 20 дн. = 700 руб.).
2-й вариант, применялся и раньше .Сумма компенсации дистанционному работнику расходов на имущество, которые он использует в служебных целях выплачивается в размере документально подтвержденных фактических расходов дистанционного работника .Лимит компенсации не установлен.
Отличием 2-го варианта учета фактических расходов от 1-го является то, что при 2-м варианте работником обязательно должны быть предоставлены первичные документы подтверждающие сумму его фактических расходов.
В законодательстве не установлен закрытый перечень документов, которыми подтверждаются фактически понесенные расходы при использовании личного имущества работника в служебных целях. Подтверждающие первичные документы зависят от расхода, который компенсируется работнику организацией. Перечень таких расходов должен быть утвержден в Локально- нормативном акте организации.
Если организация на Упрощенной системе налогообложения, то компенсацию работникам за использование личного имущества в служебных целях ни при каком из вариантов учета компенсации нельзя учесть при расчете налога на УСН.
Ведь если организация на УСН с объектом налогообложения Доходы, то при нем вообще не признаются никакие расходы.
А если у организации объект налогообложения Доходы минус Расходы, то можно учесть только определенные расходы, которые поименованы в перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).В перечне расходов компенсация работнику расходов на имущество, которые он использует в служебных целях. не внесена.
В 2023г. с компенсации работнику в пределах 35 руб. за рабочий день должен удерживаться НДФЛ. Так же компенсация расходов должна облагаться и страховыми взносами. Но с 01.01.2024 г. компенсация в пределах 35 руб. за каждый рабочий день не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.(пп. 28,пп.123 п. 2, п. 3 ст. 13 Закона № 389-ФЗ).
Компенсация в размере документально подтвержденных расходов не облагается страховыми взносами и НДФЛ.
