Авансовый отчет — это первичный документ, в котором отражается учет денежных средств организации либо ИП. С одной стороны, в авансовом отчете указываются суммы, которые выданы сотруднику на расходы, а с другой стороны сотрудником документально подтверждается расход выданных денег.
Все расходы сотрудник должен подтвердить документально. В случае отсутствия первичных документов, таких как чеки ККТ, товарные накладные, акты и т.д., организация либо ИП не сможет учесть эти расходы при расчете налога на прибыль или на УСН.
Одним из основных первичных документов, подтверждающих расходы является кассовый чек. Именно чек ККТ подтверждает фактическую оплату расходов, произведенных подотчетным лицом. Поэтому чек ККТ оформленный в соответствии с требованиями законодательства. т.е. с обязательными реквизитами должен быть приложен к авансовому отчету.
Подотчетное лицо может отчитываться по авансовому отчету без чека ККТ только в случае если продавец по законодательству имеет право работать без кассы.
К ним относятся организации и ИП, которые ведут расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях либо которые полностью освобождены от ККТ.
Если подотчетное лицо будет покупать товары по доверенности от организации или ИП, то в чеке должен быть еще указан ИНН покупателя, организации либо ИП. Наименование покупателя организации либо ИП, с 01.03.2020г. в чека указывать не обязательно.
Если подотчетное лицо покупает товар, оплачивает услуги за наличный расчет как обычное физическое лицо, то в чеке ККТ должны быть все обязательные реквизиты, но сведения о покупателе, организации либо ИП, не должны быть указаны.
Если подотчетное лицо покупает материальные ценности, оплачивает услуги за наличный расчет по доверенности, эти расчеты относятся к расчетам между организациями либо ИП. И тогда нужно учитывать лимит расчетов наличными, который составляет 100 000 руб.
Если сумма расчетов будет превышать установленный лимит, то организацию могут оштрафовать за нарушение лимита на сумму до 50 000 руб., а руководителя до 5000 руб.
Для подтверждения расходов чеки ККТ можно, кроме бумажных носителей, хранить так же в электронном виде либо в скан-образе чека с читаемым QR-кодом. Эти чеки ККТ должны отображаться в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».
