Кассовый чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства, т. к. он подтверждает расходы по авансовому отчету. Поэтому кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, в т.ч. адрес, наименования товаров, услуг, сведения о Покупателе, QR-код и т.д. (ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
QR-код – обязательный реквизит чека (п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если QR-кода нет, чек оформлен с нарушениями.
QR-код должен быть и в бумажном чеке, и в электронном чеке, при любом способе оплаты, как наличными, так и безналичными денежными средствами.
Если QR-кода нет, то, с одной стороны, Покупатель не имеет права признать такие расходы в налоговом учете (письма Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819 ,от 30.11.2021 № 03-03-06/1/96791,от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298). С другой стороны, Продавца могут оштрафовать за нарушение порядка применения ККТ (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
Если подотчетный работник покупает по доверенности от организации или ИП, то, кроме обязательных реквизитов, в чеке так же должны быть сведения о Покупателе, т.е. в чеке должен быть указан ИНН покупателя – организации или ИП, от имени которых действует подотчетный работник на основании выданной доверенности.
Наименование Покупателя в печатной форме чека не обязательно указывать с 1 марта 2020 года. Если Продавец выдает чек с наименованием Покупателя, то это не является ошибкой, такой реквизит может присутствовать в чеке.
При оплате товара наличными деньгами подотчетный работник должен помнить, что он действует по доверенности от имени организации или ИП, и поэтому сумма расчетов должна составлять меньше 100 000 руб. Если сумма расчетов наличными денежными средствами будет 100 000 руб. и выше, то это является нарушением установленного лимита расчетов. В этом случае организацию или ИП могут привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Штрафные санкции на:
- организацию от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
- должностных лиц от 4 тыс. до 5 тыс. руб.
Если подотчетный работник покупает товар, оплачивает услуги как обычное физическое лицо, т.е. действует без доверенности, то в кассовом чеке указываются обязательные реквизиты, кроме сведений о Покупателе.
Для подтверждения расходов любой чек ККТ, предъявленный подотчетным работником, можно проверить через мобильное приложение «Проверка чеков ФНС России».
Расходы можно подтвердить скан-образом чека с читаемым QR-кодом, который так же можно проверить, найдя его в приложении «Проверка чеков ФНС России» (письмо ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@).
В случае если кассовый чек оформлен с нарушением, с одной стороны, это не означает, что расчетов между Продавцом и Покупателем не было, и Руководитель организации вправе принять решение возместить расходы подотчетному работнику по такому авансовому отчету.
Но, с другой стороны, любые ошибки в обязательных реквизитах кассового чека, приложенного к авансовому отчету, могут привести к спорам с проверяющими. Если подтверждающие документы оформлены с нарушениями законодательства, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не учитываются в налоговом учете, т.к. не имеют надлежащего документального подтверждения.
