Для того, чтобы учесть и обосновать командировочные расходы сотрудника, необходимо оформить документы.
При направлении сотрудника в командировку нужно оформить Приказ о командировке (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
Приказы о командировках в организации должен храниться 5 лет (п. «г» ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Для того чтобы подтвердить необходимость поездки и выплаченные суточные сотруднику в Приказе о командировке должна быть указана цель командировки. Таким образом, в Приказе о командировке фиксируется задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке.
Оформление Служебного задания и Командировочного удостоверения отменено с 08.01.2015г. (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595).
Вернувшись из командировки, сотрудник должен составить Служебную записку (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Служебную записку надо оформить в случае, если:
1. сотрудник едет в командировку на личном, арендованном, служебном транспорте;
Тогда сотрудник указывает в служебной записке фактический срок пребывания в месте командировки и прикладывает к ней документы, подтверждающие расходы на транспортное средство, например: путевой лист, кассовые чеки, квитанции, счета и т.д.
2. у сотрудника нет подтверждающих документов на проезд и проживание в командировке.
Тогда сотрудник оформляет служебную записку и прикладывает к ней документ, в котором организация, в которую поехал сотрудник, должна подтвердить даты его нахождения по месту командировки.
Сотрудник также должен составлять служебную записку, например, в случае продления продолжительности его командировки. Но только если на это есть уважительная причина, например, если это связано с производственной необходимостью. Также к уважительным причинам можно отнести отсутствие проездных билетов и т. п. В таком случае, именно по служебной записке на имя руководителя можно будет продлить продолжительность командировки.
Оформление командировки физлица, работающего по гражданско-правовому договору
Нельзя направить в командировку физлицо, который работает по гражданско-правовому договору, т.к. трудовое законодательство не распространяется на граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, не являются командировками (ст.166 ТК).
Если для выполнения условий договора ГПД физлицу необходимо ехать в другую местность, то данное условие и порядок возмещения затрат на такую поездку должны быть обязательно указаны в Договоре ГПД. В случае если при заключении Договора ГПД не была предусмотрена такая поездка, то необходимо оформить дополнения к Договору ГПД и внести данные условия путем заключения Дополнительного соглашения к Договору ГПД (ст. 450 ГК).
