На все подотчетные суммы, выданные сотрудникам должны быть оформлены авансовые отчеты. К авансовым отчетам прикладываются подтверждающие документы, например, чеки, квитанции, накладные и т.д.
Если подтверждающие документы не относятся к производственным расходам, то налоговая инспекция при проверке, в т.ч. камеральной не примет эти расходы в уменьшение налогооблагаемой базы при расчете налога в бюджет.
Если авансовые отчеты будут оформлены не должным образом, например, не читаемы первичные документы, отсутствуют реквизиты либо подписи и т.д., то налоговая инспекция так же вправе не учитывать такие авансовые отчеты в расходах.
Так же если, авансовые отчеты содержат противоречия, например, сотрудник находящийся в отпуске отчитывается за подотчетные суммы путевыми листами с приложенными кассовыми чеками АЗС с указанием официальных дней отпуска, подтвержденных табелем учета рабочего времени.
Так же, либо при оформлении командировочных расходов, Приказа на командировку недостаточно, отсутствует документальное подтверждение обоснования таких расходов, в т.ч. служебное задание, отчёт о командировке и т.д.
В случае, если налоговая инспекция не учтет такие расходы как производственные есть большая вероятность, что налоговая инспекция будет настаивать на отнесении данных выданных сумм к доходам сотрудников, что в свою очередь повлечет за собой удержание с них НДФЛ.
